使用專利電子申請，加速內(nèi)部流程管理現(xiàn)代化

      2009年4月起，上海交達專利事務所陸續(xù)開始使用電子申請系統(tǒng)，并在國家知識產(chǎn)權(quán)局的大力推動和幫助下，實現(xiàn)所有專利申請文件及流程手續(xù)均通過電子方式提交與接收。目前，上海交達專利事務所的專利電子申請率已達100%，名列《代理機構(gòu)專利電子申請率排行榜（2010年8月）》第五名。

　　電子申請是信息化時代的產(chǎn)物，是我國實施知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略和信息化建設的一個重要組成部分。2010年2月10日，專利電子申請系統(tǒng)升級更新，從最早僅支持XML格式到同時支持多種格式文件遞交，上海交達專利事務所也經(jīng)歷了從紙件申請到電子申請一段較長時間的適應過程，在此將使用中的體會總結(jié)如下：

　　一是新系統(tǒng)功能的增加、性能的改進，使得人機交互更加方便、快捷。通過新上線的電子申請系統(tǒng)遞交專利申請后，下載到受理通知書和答復審查意見很快捷，加速了上海交達專利事務所內(nèi)部流程的調(diào)整，促進了專利申請電子化管理的規(guī)范性，同時更加方便了上海交達專利事務所在業(yè)務流程上的管理和監(jiān)控。

　　二是電子申請軟件的操作界面簡單、容易操作，通過閱讀電子申請用戶手冊和操作流程，便能在短時間內(nèi)學會使用電子申請軟件。在制作文件時，新系統(tǒng)提供了PDF、WORD和XML 3種格式，為申請人提供了多種選擇渠道。同時，電子形式的通知書更加便于復制、傳送和登記相關(guān)信息，省去了上海交達專利事務所留底掃描工作，避免了人工重新錄入而導致的差錯。

　　三是專人負責電子申請的制作、發(fā)送、監(jiān)控和下載，效率更高。上海交達專利事務所通過專人專管，盡可能避免通知書的遺失、電子申請與紙件申請的后續(xù)處理流程不同所導致的混淆以及紙件通知書與電子通知書的不匹配等問題。

　　四是保持與國家知識產(chǎn)權(quán)局相關(guān)部門的溝通順暢與及時。在使用新系統(tǒng)時，要及時與國家知識產(chǎn)權(quán)局相關(guān)部門進行有效溝通，做到發(fā)現(xiàn)一個問題解決一個問題，以便更好地使用電子申請系統(tǒng)。

　　五是專利電子申請將是大勢所趨，各代理機構(gòu)應該順應潮流，早日實現(xiàn)電子申請率百分之百。數(shù)據(jù)顯示，迄今為止，美國以電子方式提交的申請約占申請總數(shù)的88%；而電子申請走在最前列的日本，其2009年發(fā)明和實用新型專利電子申請率也達到97%。

    我國新改版的專利電子申請系統(tǒng)上線運行后，其低碳、節(jié)能、快速、便捷等優(yōu)越性，成為了申請人和代理人的必然選擇。其推廣普及的意義不僅在于提高我國專利申請審批效率、降低社會成本，而且對于提高代理機構(gòu)的核心競爭力意義非凡。相信更多代理機構(gòu)在使用電子申請系統(tǒng)的同時，也將提高該所業(yè)務流程的現(xiàn)代化管理水平。